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Fernwartung

Die Schnittstellen

1. Telefonanbindung

Übernehmen Sie die Zimmer- und Dienstgespräche automatisch in Hotel.Profi. In Abhängigkeit von Ihrer Telefonanlage kann auch eine Übermittlung des Roomstatus und des Minibarbestandes ermöglicht werden, ebenso die Weckruffunktion und das Freigeben bzw. Sperren von Nebenstellen mit Check-in bzw. Check-out.

2. Anbindung Kassensysteme

Ermöglichen Sie den Datenaustausch zwischen Kasse und Hotel.Profi. Je nach Kassensystem kann nicht nur der Hoteltransfer ermöglicht werden, sondern auch die Umsätze mit der Kellnerabrechnung übergeben werden. Die Anbindung an Gastro.Profi stellt Verpflegungslisten zur Verfügung und ermöglicht Tischreservierungen.

3. Anbindungen Heizungsanlagen

Steuern Sie Ihre Heizungsanlage über Hotel.Profi, z.B. automatisches Absenken der Temperatur nach Check-out. Vor Anreise des Gastes lässt sich der Zeitpunkt zum Anheben der Temperatur frei definieren. Weitere Steuerungen können in Abhängigkeit mit der Heizungsanlage erfolgen.

4. PayTV-Anbindung

Steuern Sie Ihre Pay-TV Anlage über Hotel.Profi. Das Freischalten des Pay-TV erfolgt mit Check-in des Gastes und wird mit Check-out gesperrt. Es wird ein persönlicher und individueller Begrüßungstext übergeben. Die Buchung der Leistung erfolgt automatisch bei Inanspruchnahme. Auch lassen sich die Rechnungsdaten des Gastes am TV-Gerät abrufen und der Minibarverbrauch buchen.

5. Schließkartenanbindung

Erstellen Sie Ihre Schließkarten ganz einfach und ohne Umwege über Hotel.Profi. Dies gilt ebenso für Duplikate/Kopien, Nebenräume, z.B. Sauna, Verbindungstüren und für Haupt- und Nebeneingänge. Es können Schranken, z.B. für Parkplätze über die Karten bedient werden. In Verbindung mit unserer Gastro.Profi Kasse kann der Gast über die Karte authentifiziert werden. In Abhängigkeit mit dem System kann auch eine Statusmeldung des Zimmers erfolgen.

6. FiBu-Anbindung

Nach Vorgabe Ihrer Buchhaltung werden die Leistungen Erlöskonten zugeordnet, in ein Datev-Format (KNE und OBE) umgewandelt und an die externe Buchhaltungssoftware z.B. Datev, Lexware übergeben. Die Debitoren können weiterhin im Hotel.Profi verwaltet werden.

7.Online Anbindungen

Natürlich können Sie sich auch bei bekannten Online Portalen anmelden und diese dann mit dem HOTEL.PROFI verwalten.

8. Anbindung Kurkartensystem

Drucken Sie Ihre Kurkarten über Hotel.Profi. Es werden die entsprechenden Gastdaten zur Verfügung gestellt, die Kurkarten werden abgeholt und verbucht. Bis zu 10 verschiedene Personengruppen lassen sich verwalten und unterschiedliche Preisperioden (Haupt-/Nebensaison). Die monatliche Abrechnung erfolgt über Hotel.Profi und Stornierungen sind einfach zu kontrollieren.

9. Anbindung Kreditkarten

Akzeptieren Sie schnell, sicher und kostengünstig ec- und Kreditkarten. Die Kommunikation zum Rechenzentrum des Dienstleisters/Netzbetreibers erfolgt über TCP/IP oder ISDN. Wenn bei der ec-Zahlung des Kunden mit Eingabe der Geheimzahl gearbeitet wird, muss der PC um ein kostenpflichtiges PINPad erweitert werden. In Netzwerken muss nicht jeder Kassenplatz zwingend mit einem PINPad ausgestattet sein.

10. Adress-Doctor

AdressDoctor korrigiert falsche Adressen und ergänzt fehlende Adressinformationen durch eine Internetabfrage. Bei der Eingabe ausländischer Adressen sind die phonetischen Features eine unentbehrliche Hilfe. AdressDoctor hilft, die manuelle Erfassung von Gästeadressen um bis zu 40% zu beschleunigen. Bevor die Adresse gespeichert wird, liefert AdressDoctor eine Liste von Korrekturvorschlägen, unter denen der Benutzer wählen kann.

11. Unterstützte Online-Portale

Zurzeit unterstützen wir folgende Portale:

Die Module

1. Anzahlungsmodul

Fordern Sie Ihre Anzahlungen in bis zu 2 Stufen und überwachen Sie den Zahlungseingang. Hinterlegen Sie in den Stammdaten Ihre Berechnungsgrundlage, z.B. 20% zu zahlen bis 14 Tage nach Reservierung und Restzahlung bis 7 Tage vor Anreise oder richten Sie einen absoluten Betrag ein. Reservierungen mit offenen Anzahlung werden im Belegungsplan farblich gekennzeichnet.

2. Arrangementmodul

Die Arrangementverwaltung ermöglicht ein einfaches und umfangreiches Kostensplitting. Legen Sie einfach die Dauer, zeitliche Gültigkeit (z.B. Frühlingsarrangement) und die Gültigkeit in Bezug auf die buchbaren Zimmer und Belegungsarten fest. Definieren Sie Verlängerungstage und verwalten Sie Guthaben zur freien Nutzung durch den Gast  z.B. für Restaurantleistungen, Wellness oder sonstige Zusatzleistungen.

3. Kontingentmodul

Verwalten Sie Kontingente für Reiseveranstalter (TUI, Neckermann etc.), definieren Sie Freigabezeiträume für nicht genutzte Kontingente. Richten Sie auch vom Standard abweichende Preise und Perioden ein und erstellen Sie die Abrechnungen unter Berücksichtigung der Provision. Auch der Abverkauf und Zukauf von Kontingentzimmern ist  möglich. Sofern Sie Kontingente auf Zimmerebene vergeben, werden diese im Belegungsplan dargestellt und können pro Reiseveranstalter verschieden farbig gekennzeichnet werden.

4. Leistungsreservierung

Verwalten und überwachen Sie begrenzte Kapazitäten wie z.B. bei Bowlingbahnen, Park- oder Tennisplätzen, Strandkörben oder Fahrrädern. Definieren Sie Öffnungs- und Schließzeiten der einzelnen Objekte, die absolute Anzahl der nutzbaren Einheiten pro Objekt z.B. 4 Bowlingbahnen, sowie die Kosten des Objektes in einer bestimmten Zeiteinheit z.B. 5,- € pro halbe Stunde. Dabei ist die kleinste zeitliche Einheit eine Minute. So behalten Sie den Überblick und sorgen für die ordnungsgemäße Verbuchung auf der Gastrechnung. Selbstverständlich ist auch die Buchung für externe Gäste möglich.

5. Mahnwesen

Definieren Sie bis zu drei Mahnstufen, passen Sie je nach Zahlungsziel Ihre Formulierungen frei an und lassen Sie die Verzugszinsen und Mahngebühren automatisch errechnen. Es besteht die Möglichkeit, die Debitoren, die zu einem bestimmten Zeitpunkt noch offen sind, gesammelt auszudrucken.

6. Budgetverwaltung

Verwalten und überwachen Sie Ihre corporate rates. Definieren Sie Umsatzziele und Sonderpreise und vergleichen Sie diese, auch mit den Vorjahreszahlen.

7. FiBu-Anbindung

Nach Vorgabe Ihrer Buchhaltung werden die Leistungen Erlöskonten zugeordnet, in ein  Datev-Format (KNE und OBE) umgewandelt und an die externe Buchhaltungssoftware z.B. Datev, Lexware übergeben. Die Debitoren können weiterhin im HOTEL.PROFI verwaltet werden.

8. Veranstaltungsverwaltung

Unsere Veranstaltungsverwaltung ist für die Verwaltung von  Tagungsräumen, Ausstattung sowie organisatorische Abläufe und Rechnungserstellung ausgelegt. Die Dauer der Veranstaltung lässt sich mit Vor- und Nachbereitungszeit präzise definieren. Ausstattungsgegenstände wie z.B. Beamer, TV, Leinwand werden mengenmäßig überwacht. Die Teilnehmer können mit Reservierungen verknüpft werden und die Kosten auf Leistungsgruppenebene definiert werden, z.B. die Verpflegung trägt der Teilnehmer, den Rest der Veranstalter. Zimmerkontingente können der Veranstaltung zugeordnet und überwacht werden. Selbstverständlich lassen sich function sheets für die jeweils betreffende Abteilung drucken.

9. FeWo.Profi

Für das Erstellen von Eigentümerabrechnungen ist unser FeWo.PROFI eine ideale Erweiterung. Dabei werden ein oder mehrere Objekte (Appartements/Zimmer) mit dem jeweiligen Eigentümer verknüpft. Die Provisionen lassen sich auf alle  gewünschten Leistungsgruppenebenen definieren und einmalige Leistungen, wie z.B. kleine Reparaturen, lassen sich aufbuchen. Eine Abrechnung ist pro Eigentpümer monatlich, quartalsweise oder auch jährlich möglich. Die Kleinunternehmerregelung wird selbstverständlich mit berücksichtigt. Zudem kann den Eigentümern eine Belegungsübersicht über ein passwortgeschütztes Webinterface zur Verfügung gestellt werden.


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10. MyWebBooking.Engine

Ihre Gäste buchen über Ihre eigene Homepage – provisionsfrei. Dabei können Sie bevorzugte Anreisetage und auch eine Mindestaufenthaltsdauer definieren und es können auch Alternativangebote angezeigt werden.  Zusatzleistungen und Verpflegung lassen sich dazu buchen. Für Ihre Stammgäste steht ein persönlicher Login zur Verfügung. Nach abgeschlossenem Buchungsvorgang wird automatisch eine E-Mail als Bestätigung mit Anhang (z.B. AGB) versandt.

11. Online-Anindungen

Pflegen Sie Ihre Online Buchungsportale über Hotel.Profi. Je nach Online-Buchungsportal werden Vakanzen und Preisraten übergeben und Kenndaten wie minimum stay, refundable/non-refundable rates übermittelt und die Reservierungsdaten mit zusätzlichen Leistungen in Hotel.Profi übernommen. Wenn die Online-Buchungsportale auf Zimmerebene buchen, ist eine automatische Anlage in der Belegungsübersicht/Belegungsplan möglich.

12. MPE-Version

Zur Verwaltung mehrerer Objekte über eine zentrale Datenbank. Dabei gibt es eine gemeinsame Adresskartei, gemeinsame oder auch getrennte Stammdaten und Leistungen sowie Kontierungen.

13.Mehrmandantschaft

Um Erlöse und Zahlungen nach unterschiedlichen Mandanten buchhalterisch zu trennen, z.B. für Vereine oder mehrere Gesellschafter, wird die Mehrmandantschaft benötigt. Es besteht zudem die Möglichkeit, Zimmer unterschiedlichen Mandanten zuzuordnen. Die Erlöse und Zahlungen laufen dann automatisch in getrennte Hotelkassen.   Desweiteren können Hotelleistungen mit bestimmten Mandanten verknüpft werden, damit diese automatisch in die ausgewählte Hotelkasse des  Mandanten gebucht werden.

14. Wellness.Profi

Für die professionelle Organisation Ihres Wellnessbereiches ist der WELLNESS.PROFI die  ideale Ergänzung zum HOTEL.PROFI. Durch die Verknüpfung profitieren Sie von der gemeinsamen Nutzung der Gastdatei sowie der Reservierungsdaten. Über den Schichtplan wird die Arbeitszeit festgelegt, ebenso Sperrzeiten, z.B. für Teambesprechungen. Die Mitarbeiter werden Abteilungen und/oder Räumen zugeordnet. Desweiteren wird definiert welcher Mitarbeiter welche Anwendung oder Behandlung durchführt. Termine  werden nach Abteilungen, Mitarbeitern, Zeiten und Räumen vergeben, auch Folgetermine können definiert werden. Dem Gast lassen sich bevorzugte oder abgelehnte Wellness-Mitarbeiter zuordnen. Kalkulatorische Größen für die Einzelleistungen von Wellnesspaketen werden individuell definiert, ebenso der Gültigkeitszeitraum und ob die Reihenfolge der Leistungen veränderbar ist. Selbstverständliche stehen Ihnen umfangreiche  Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.

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15.Multi-Property-Edition

Mit der MPE lassen sich über eine zentrale Datenbank (an einem Ort) beliebig viele Häuser oder Objekte verwalten. Neben einer gemeinsamen Adresskartei können auch Leistungen (z.B. Verkaufsartikel) und Stammdaten zentralisiert werden. Es wird individuell festgelegt, welche Stammdaten und Leistungen gemeinsam genutzt werden und welche nur in bestimmten Häusern oder Objekten zur Verfügung stehen. Entscheidungen über Preisraten, Arrangements und vieles mehr können an einem zentralen Ort für alle oder nur bestimmte Häuser vorgenommen werden. Ein einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Identity) nach innen und nach außen kann direkt umgesetzt werden. Sei es durch einheitliche Stammdaten und Systemvorgaben oder durch ein einheitliches Layout für Rechnungen, Reservierungsbestätigungen, Auswertungen und Listen. Geschäftsabläufe lassen sich auf diesem Weg optimieren und verschlanken. Durch die gemeinsame Nutzung einer Gästedatenbank lassen sich zentrale Marketingaktionen noch einfacher durchführen.

16.E-Mail/SMS

Möchten Sie vor Anreise Ihrer Gäste über Wetter, Sonderangebote oder andere Neuigkeiten informieren? Egal ob per SMS oder per E-Mail, versenden Sie Ihre Nachrichten direkt aus dem HOTEL.PROFI. Erstellen Sie z.B. Vorlagen für Kundenbefragungen per E-Mail mit automatisch angefügten Anlagen oder vordefinierte SMS nach der Abreise des Gastes.

17.Flugmodul

Unser Flugmodul wurde speziell für die komfortable Abwicklung von Buchungsbestätigungen, Flugbuchungen, Anzahlungen und Auswertungen entwickelt. Es können beliebig viele Destinationen und Linienflüge verwaltet werden unter Berücksichtigung der Flugabgabe. Die Flugbuchungsvorgänge sind einfach in den Reservierungsablauf integriert. Die Flüge lassen sich auch in Arrangements integrieren. Der aktuelle Bearbeitungsstatus kann überwacht und Transferlisten können erstellt werden. Über das flexible Dokumentenmanagement lassen sich sowohl Listen erstellen als auch Tickets drucken. Über einen gesicherten Log-in können jederzeit statistische Werte, wie z.B. Flugzahlen, Umsatz pro Destination, Umsatz pro Mitarbeiter etc. online abgerufen werden.

18. Bettensteuer/Ortstaxe/Kulturabgabe

Sind Sie für kommende Abgaben wie z.B. "Bettensteuer" oder "Kulturabgabe" gerüstet? Das kann HOTEL.PROFI schon in den unterschiedlichsten Konstellationen. Egal ob als prozentualer Anteil der Logis, ob umsatzsteuerpflichtig oder nicht oder ob es als Festbetrag pro Tag berechnet wird.

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2. August - Hochsaison - Ihr Haus ist ausgebucht! Es werden kurzfristig zwei Zimmer storniert - Was tun?

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IT-Betreuung

 

IT-Service und EDV-Betreuung nach Maß

 

IT-Betreuung

Als EDV-Berater begleiten wir Sie bei Umbauten und Umzügen, installieren für Sie Hard- und Software, übernehmen die Serververwaltung, Netzwerkadministration und PC-Betreuung. Auf Wunsch prüfen und reinigen wir Ihre Hardware regelmäßig und unsere Hotline steht Ihnen 24 Stunden/Tag zur Verfügung.

Netzwerke

Von der Analyse über die Konzeption bis hin zur Installation sind Ihre Netzwerke bei uns in den besten Händen. Wir übernehmen auf Wunsch auch gerne die Verkabelung und liefern Netzwerk- oder Serverschränke. Per VPN (=Virtual Private Network), Gigabit-Ethernet oder WLAN können wir Ihren Standort auch vernetzen. Wir beraten Sie gerne, welche Maßnahmen sich für Sie und Ihr Netzwerk am besten eignen.

Server

Wir bieten Serververwaltung nach Maß: Sie bekommen bei uns die Konzeption, Installation, Wartung und Betreuung aus einer Hand. Wir erarbeiten für Sie offene oder restriktive Konzepte, richten Fileserver (NAS-Systeme), Mailserver, Proxyserver und Faxserver ein.

Sicherheit

Virenalarm? Drohender Datenverlust? Wir erarbeiten für Sie umfassende Sicherheits-Lösungen inklusive Firewall, zentralem Virenfilter, Spamschutz und Datensicherungskonzepten.

Fernwartung

Um schnell und unkompliziert auf Ihre Bedürfnisse eingehen zu können, nutzen wir die Fernwartung. Damit haben wir die Möglichkeit, uns über gesicherte Verbindungen auf Ihre Arbeitsstationen und Server zu verbinden um Programmwartungen durchzuführen oder aktuelle Probleme und Fehlermeldungen auf Ihrem System zu bearbeiten.

 

WELLNESS.PROFI

 

Nach einer längeren Entwicklungszeit können wir Ihnen nun unser neues Wellness-Modul präsentieren. In enger Zusammenarbeit mit mehreren HOTEL.PROFI Kunden entstand unser Wellness-Modul. Viele praxisnahe Ideen und Anregungen standen uns für die Entwicklung zur Verfügung.

Das Ergebnis ist ein modernes, einfach zu bedienendes und leicht zu erlernendes Modul zur Terminplanung im Bereich SPA, Vital, Beauty und Wellness.

Der Funktionsumfang deckt alle wichtigen Belange für die Termin- und Personalplanung, Fakturierung, den Artikelverkauf und die Analyse des SPA-, Vital-, Beauty- und Wellnessbereiches ab. Durch die Integration in unser Hotelprogramm stehen den Anwendern alle wichtigen Daten und Informationen der Gäste und deren Reservierungen zur Verfügung (eine gemeinsame Gästekartei). Schnittstellen zum Front-Office System und der damit verbunden Datenaustauch wird somit völlig überflüssig. Ein weiterer Vorteil ist eine bessere Nutzung von vorhandenen Ressourcen. So können zum Beispiel Mitarbeiter der Rezeption ebenso Terminplanungen vornehmen, wie auch Mitarbeiter des Wellnessbereiches. Die Planung und Verwaltung von Anwendungen oder Behandlungen wird dadurch viel effektiver und schneller.

wellness-plan kl

Soft- und  Hardwarevoraussetzungen:

Der Wellness.Profi ist ein integrierter Bestandteil des HOTEL.PROFI ab der Version 8.01.xx. Das Wellness-Modul steht nach einer  Freischaltung zur Verfügung. Alle Daten werden in der Datenbank Ihres  Hotelprogrammes gespeichert. Für den Ausdruck von Terminen und Listen  wird Microsoft Word 2000* oder höher benötigt.

Ein Datenaustausch zwischen verschiedenen HOTEL.PROFI Datenbanken ist nicht möglich!

 

Leistungsbeschreibung für das Wellnessmodul

 

Diese Leistungsbeschreibung gilt ab der HOTEL.PROFI Version 8.01.19:

Grafischer Terminplan für die Mitarbeiter

  • Anzeige von beliebig vielen Mitarbeitern
  • Anlegen von Terminen in der Grafik
  • Verschieben von Terminen (mittels „Drag and Drop")
  • Infobanner für den angezeigten Termin
  • Grafische Darstellung für parallel verlaufende Termine und  Überschneidungen von Terminen pro Mitarbeiter
  • Grafische Darstellung von verbindlichen Terminen, berechneten  Leistungen und Serien bzw. Folgeterminen
  • Anpassbare Spaltenbreite und Zeilenhöhe
  • Freie Farbwahl pro Warengruppe oder pro Anwendung /Behandlung

 Grafischer Terminplan für die Räume

  • Anzeige von beliebig vielen Räumen
  • Anpassbare Spaltenbreite und Zeilenhöhe

Grafischer Schichtplan

  • Anlage von neuen Schichten durch einfaches Aufziehen in der  Grafik
  • Schicht verlängern und verkürzen mittels Maus in der Grafik
  • Automatische Aufrechnung der Arbeitsstunden pro Tag und pro  Monat
  • Grafische Darstellung von Urlaub, Krankheits- oder Sperrzeiten

Pro Behandlung oder Anwendung können folgende Daten definiert  werden (Auszug):

  • bis zu 5 Preisebenen
  • Preiszeiträume (Preisperioden)
  • Behandlungsdauer, Vor- und Nachbereitungszeiten
  • Abhängigkeiten Behandlung -> Raum, Behandlung -> Mitarbeiter
  • Diverse Bezeichnungs- und Infofelder
  • Eigene Farbe für die Darstellung in den grafischen Plänen
  • Terminserie (z.B. eine 5er, 10er Karte für eine Kältekammer)
  • Erlöskonto  (verschiedene MWST Stufen)
  • Freie Definition von beliebig vielen Rabattstufen (z.B.:  Clubmitglied erhält 10% Rabatt auf alle      Wellnessleistungen)
  • Termine können kopiert werden, um sehr einfach Folgetermine zu  realisieren
  • Zwei mögliche Terminarten (unverbindlich und verbindlich)
  • Einfacher Tausch von Ressourcen (Mitarbeiter, Raum, Platz)
  • Artikelverwaltung und Artikelverkauf
  • Verwaltung von Gutscheinen
  • Pro Gast können bevorzugte und abgelehnte Mitarbeiter  hinterlegt werden (Mehrfachbenennung möglich)
  • Pro Gast können gastbezogene  Anwendungs-/Behandlungsinformationen hinterlegt werden
  • Der Rezeptionsbereich hat jederzeit Einsicht in die aktuell  vergebenen Termine. Diese können nicht nur in der Grafik sondern  auch in der Reservierung des Gastes eingesehen werden.
  • Verfügbarkeiten können grafisch und auch tabellarisch abgerufen  werden.
  • Bei jedem Termin können Gast-/ Mitarbeiterinformationen  hinterlegt werden, die auf den jeweiligen      Terminlisten ausgedruckt  werden.
  • Ausdruck von Terminlisten z.B. auf einem Blatt werden alle  Termine ausgedruckt, die der Gast während      seines Aufenthaltes hat.
  • Ausdruck von Guestchecks für Anwendungen oder Behandlungen.  Diese ermöglichen Ihnen einen späteren Nachweis über die erbrachte  Leistung.
  • Vordefinition von Schichten in den Stammdaten ( z.B. Früh-,  Spät- Mittelschicht)
  • Anlegen von Raumsperren
  • Anlegen von Mitarbeitersperren (z.B. Meeting, Housekeeping,  Schwimmbad usw.)

pro Mitarbeiter können folgende Daten definiert werden  (Auszug)

  • Adressdaten
  • Zugang zu Räumen
  • Abteilung
  • Zeitraum der Betriebszugehörigkeit

Arrangements

  • Es können beliebig viele Anwendungen oder Behandlungen in ein  Arrangement aufgenommen werden.
  • Dem Arrangement können auch Wellnesspakete zugeordnet werden.
  • Es kann ein abweichender Preis für die Anwendungen oder  Behandlungen angegeben werden, wenn diese im Arrangement verkauft  werden.

Terminwunschliste:

Befinden sich in Ihren Arrangements, Wellness oder Kosmetikleistungen, so werden diese beim Aufbuchen des Arrangements in  eine Wunschliste eingetragen. Die Terminvergabe erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt durch einen Mitarbeiter aus dem Wellnessbereich.

  • Verwaltung von beliebig vielen Warengruppen, Behandlungen und  Anwendungen
  • Auswertung von verkaufen Mengen und Umsätzen(Gesamt oder pro  Mitarbeiter)
  • Auswertung über Arbeitszeiten und Auslastungen (Gesamt oder pro  Mitarbeiter)
  • Auswertung über Raumauslastungen usw.

 

* Microsoft, Word, Windows, Adobe und Acrobat und andere  Bezeichnungen sind eingetragene Markennamen der jeweiligen Eigentümer.

Weitere Beiträge...

  1. FeWo.PROFI
  2. Appartment.PROFI
  3. GASTRO.PROFI
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