Fordern Sie Ihre Anzahlungen in bis zu 2 Stufen und überwachen Sie den Zahlungseingang. Hinterlegen Sie in den Stammdaten Ihre Berechnungsgrundlage, z.B. 20% zu zahlen bis 14 Tage nach Reservierung und Restzahlung bis 7 Tage vor Anreise oder richten Sie einen absoluten Betrag ein. Reservierungen mit offenen Anzahlung werden im Belegungsplan farblich gekennzeichnet.

Die Arrangementverwaltung ermöglicht ein einfaches und umfangreiches Kostensplitting. Legen Sie einfach die Dauer, zeitliche Gültigkeit (z.B. Frühlingsarrangement) und die Gültigkeit in Bezug auf die buchbaren Zimmer und Belegungsarten fest. Definieren Sie Verlängerungstage und verwalten Sie Guthaben zur freien Nutzung durch den Gast  z.B. für Restaurantleistungen, Wellness oder sonstige Zusatzleistungen.

Verwalten Sie Kontingente für Reiseveranstalter (TUI, Neckermann etc.), definieren Sie Freigabezeiträume für nicht genutzte Kontingente. Richten Sie auch vom Standard abweichende Preise und Perioden ein und erstellen Sie die Abrechnungen unter Berücksichtigung der Provision. Auch der Abverkauf und Zukauf von Kontingentzimmern ist  möglich. Sofern Sie Kontingente auf Zimmerebene vergeben, werden diese im Belegungsplan dargestellt und können pro Reiseveranstalter verschieden farbig gekennzeichnet werden.

Verwalten und überwachen Sie begrenzte Kapazitäten wie z.B. bei Bowlingbahnen, Park- oder Tennisplätzen, Strandkörben oder Fahrrädern. Definieren Sie Öffnungs- und Schließzeiten der einzelnen Objekte, die absolute Anzahl der nutzbaren Einheiten pro Objekt z.B. 4 Bowlingbahnen, sowie die Kosten des Objektes in einer bestimmten Zeiteinheit z.B. 5,- € pro halbe Stunde. Dabei ist die kleinste zeitliche Einheit eine Minute. So behalten Sie den Überblick und sorgen für die ordnungsgemäße Verbuchung auf der Gastrechnung. Selbstverständlich ist auch die Buchung für externe Gäste möglich.

Definieren Sie bis zu drei Mahnstufen, passen Sie je nach Zahlungsziel Ihre Formulierungen frei an und lassen Sie die Verzugszinsen und Mahngebühren automatisch errechnen. Es besteht die Möglichkeit, die Debitoren, die zu einem bestimmten Zeitpunkt noch offen sind, gesammelt auszudrucken.

Verwalten und überwachen Sie Ihre corporate rates. Definieren Sie Umsatzziele und Sonderpreise und vergleichen Sie diese, auch mit den Vorjahreszahlen.

Nach Vorgabe Ihrer Buchhaltung werden die Leistungen Erlöskonten zugeordnet, in ein  Datev-Format (KNE und OBE) umgewandelt und an die externe Buchhaltungssoftware z.B. Datev, Lexware übergeben. Die Debitoren können weiterhin im HOTEL.PROFI verwaltet werden.

Unsere Veranstaltungsverwaltung ist für die Verwaltung von  Tagungsräumen, Ausstattung sowie organisatorische Abläufe und Rechnungserstellung ausgelegt. Die Dauer der Veranstaltung lässt sich mit Vor- und Nachbereitungszeit präzise definieren. Ausstattungsgegenstände wie z.B. Beamer, TV, Leinwand werden mengenmäßig überwacht. Die Teilnehmer können mit Reservierungen verknüpft werden und die Kosten auf Leistungsgruppenebene definiert werden, z.B. die Verpflegung trägt der Teilnehmer, den Rest der Veranstalter. Zimmerkontingente können der Veranstaltung zugeordnet und überwacht werden. Selbstverständlich lassen sich function sheets für die jeweils betreffende Abteilung drucken.

Für das Erstellen von Eigentümerabrechnungen ist unser FeWo.PROFI eine ideale Erweiterung. Dabei werden ein oder mehrere Objekte (Appartements/Zimmer) mit dem jeweiligen Eigentümer verknüpft. Die Provisionen lassen sich auf alle  gewünschten Leistungsgruppenebenen definieren und einmalige Leistungen, wie z.B. kleine Reparaturen, lassen sich aufbuchen. Eine Abrechnung ist pro Eigentpümer monatlich, quartalsweise oder auch jährlich möglich. Die Kleinunternehmerregelung wird selbstverständlich mit berücksichtigt. Zudem kann den Eigentümern eine Belegungsübersicht über ein passwortgeschütztes Webinterface zur Verfügung gestellt werden.

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Ihre Gäste buchen über Ihre eigene Homepage – provisionsfrei. Dabei können Sie bevorzugte Anreisetage und auch eine Mindestaufenthaltsdauer definieren und es können auch Alternativangebote angezeigt werden.  Zusatzleistungen und Verpflegung lassen sich dazu buchen. Für Ihre Stammgäste steht ein persönlicher Login zur Verfügung. Nach abgeschlossenem Buchungsvorgang wird automatisch eine E-Mail als Bestätigung mit Anhang (z.B. AGB) versandt.

Pflegen Sie Ihre Online Buchungsportale über Hotel.Profi. Je nach Online-Buchungsportal werden Vakanzen und Preisraten übergeben und Kenndaten wie minimum stay, refundable/non-refundable rates übermittelt und die Reservierungsdaten mit zusätzlichen Leistungen in Hotel.Profi übernommen. Wenn die Online-Buchungsportale auf Zimmerebene buchen, ist eine automatische Anlage in der Belegungsübersicht/Belegungsplan möglich.

Zur Verwaltung mehrerer Objekte über eine zentrale Datenbank. Dabei gibt es eine gemeinsame Adresskartei, gemeinsame oder auch getrennte Stammdaten und Leistungen sowie Kontierungen.

Um Erlöse und Zahlungen nach unterschiedlichen Mandanten buchhalterisch zu trennen, z.B. für Vereine oder mehrere Gesellschafter, wird die Mehrmandantschaft benötigt. Es besteht zudem die Möglichkeit, Zimmer unterschiedlichen Mandanten zuzuordnen. Die Erlöse und Zahlungen laufen dann automatisch in getrennte Hotelkassen.   Desweiteren können Hotelleistungen mit bestimmten Mandanten verknüpft werden, damit diese automatisch in die ausgewählte Hotelkasse des  Mandanten gebucht werden.

Für die professionelle Organisation Ihres Wellnessbereiches ist der WELLNESS.PROFI die  ideale Ergänzung zum HOTEL.PROFI. Durch die Verknüpfung profitieren Sie von der gemeinsamen Nutzung der Gastdatei sowie der Reservierungsdaten. Über den Schichtplan wird die Arbeitszeit festgelegt, ebenso Sperrzeiten, z.B. für Teambesprechungen. Die Mitarbeiter werden Abteilungen und/oder Räumen zugeordnet. Desweiteren wird definiert welcher Mitarbeiter welche Anwendung oder Behandlung durchführt. Termine  werden nach Abteilungen, Mitarbeitern, Zeiten und Räumen vergeben, auch Folgetermine können definiert werden. Dem Gast lassen sich bevorzugte oder abgelehnte Wellness-Mitarbeiter zuordnen. Kalkulatorische Größen für die Einzelleistungen von Wellnesspaketen werden individuell definiert, ebenso der Gültigkeitszeitraum und ob die Reihenfolge der Leistungen veränderbar ist. Selbstverständliche stehen Ihnen umfangreiche  Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.

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Mit der MPE lassen sich über eine zentrale Datenbank (an einem Ort) beliebig viele Häuser oder Objekte verwalten. Neben einer gemeinsamen Adresskartei können auch Leistungen (z.B. Verkaufsartikel) und Stammdaten zentralisiert werden. Es wird individuell festgelegt, welche Stammdaten und Leistungen gemeinsam genutzt werden und welche nur in bestimmten Häusern oder Objekten zur Verfügung stehen. Entscheidungen über Preisraten, Arrangements und vieles mehr können an einem zentralen Ort für alle oder nur bestimmte Häuser vorgenommen werden. Ein einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Identity) nach innen und nach außen kann direkt umgesetzt werden. Sei es durch einheitliche Stammdaten und Systemvorgaben oder durch ein einheitliches Layout für Rechnungen, Reservierungsbestätigungen, Auswertungen und Listen. Geschäftsabläufe lassen sich auf diesem Weg optimieren und verschlanken. Durch die gemeinsame Nutzung einer Gästedatenbank lassen sich zentrale Marketingaktionen noch einfacher durchführen.

Möchten Sie vor Anreise Ihrer Gäste über Wetter, Sonderangebote oder andere Neuigkeiten informieren? Egal ob per SMS oder per E-Mail, versenden Sie Ihre Nachrichten direkt aus dem HOTEL.PROFI. Erstellen Sie z.B. Vorlagen für Kundenbefragungen per E-Mail mit automatisch angefügten Anlagen oder vordefinierte SMS nach der Abreise des Gastes.

Unser Flugmodul wurde speziell für die komfortable Abwicklung von Buchungsbestätigungen, Flugbuchungen, Anzahlungen und Auswertungen entwickelt. Es können beliebig viele Destinationen und Linienflüge verwaltet werden unter Berücksichtigung der Flugabgabe. Die Flugbuchungsvorgänge sind einfach in den Reservierungsablauf integriert. Die Flüge lassen sich auch in Arrangements integrieren. Der aktuelle Bearbeitungsstatus kann überwacht und Transferlisten können erstellt werden. Über das flexible Dokumentenmanagement lassen sich sowohl Listen erstellen als auch Tickets drucken. Über einen gesicherten Log-in können jederzeit statistische Werte, wie z.B. Flugzahlen, Umsatz pro Destination, Umsatz pro Mitarbeiter etc. online abgerufen werden.

Sind Sie für kommende Abgaben wie z.B. "Bettensteuer" oder "Kulturabgabe" gerüstet? Das kann HOTEL.PROFI schon in den unterschiedlichsten Konstellationen. Egal ob als prozentualer Anteil der Logis, ob umsatzsteuerpflichtig oder nicht oder ob es als Festbetrag pro Tag berechnet wird.